Ban quản lý và ban quản trị chung cư khác nhau thế nào? Hai bên khác nhau ở vai trò, dù tên gọi chỉ lệch nhau một chữ và nhiều người vẫn dùng lẫn lộn. Ban quản trị là tổ chức đại diện cho các chủ sở hữu, do cư dân bầu ra tại hội nghị nhà chung cư, có nhiệm vụ quyết định và giám sát những việc chung của tòa nhà. Ban quản lý, tên gọi đầy đủ theo cách dùng trong Luật Nhà ở 2023 là đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, làm dịch vụ theo hợp đồng. Nói ngắn gọn, ban quản trị đại diện cư dân đứng ra thuê và giám sát, còn ban quản lý là bên được thuê để vận hành tòa nhà mỗi ngày. Muốn tra thêm các khái niệm khác, bạn có thể xem tại từ điển thuật ngữ bất động sản của trang.
Ban quản lý chung cư là gì?
Luật Nhà ở không định nghĩa riêng cụm từ ban quản lý chung cư, nhưng trong thực tế đó chính là đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư. Đây có thể là chính chủ đầu tư, hoặc một doanh nghiệp chuyên làm dịch vụ quản lý vận hành được thuê về, miễn là đáp ứng điều kiện về chức năng và năng lực theo Luật Nhà ở 2023. Với nhà chung cư có thang máy, luật yêu cầu việc quản lý vận hành phải do đơn vị có đủ chức năng, năng lực thực hiện. Đội ngũ của đơn vị này gồm giám đốc tòa nhà, kỹ sư trưởng, đội kỹ thuật trực điện nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy, cùng bảo vệ, vệ sinh và lễ tân.
Công việc của ban quản lý là vận hành tòa nhà theo hợp đồng dịch vụ đã ký: trực bảo vệ và kiểm soát người ra vào, thu gom rác, vệ sinh khu vực chung, vận hành và bảo dưỡng định kỳ thang máy, máy bơm nước, máy phát điện và hệ thống phòng cháy chữa cháy. Họ cũng thu phí quản lý hằng tháng theo đơn giá đã thỏa thuận. Khi thang máy dừng hay mất nước, mất điện, cư dân gọi cho ban quản lý trước tiên, vì đó là bên trực kỹ thuật.
Ban quản trị chung cư là gì?
📩 Nhận bảng giá & chính sách mới nhất qua Zalo — gửi trong ít phút, miễn phí
Ban quản trị là tổ chức đại diện cho toàn bộ chủ sở hữu nhà chung cư, được bầu ra tại hội nghị nhà chung cư. Với nhà chung cư từ 20 căn hộ trở lên, luật bắt buộc thành lập ban quản trị; ít căn hộ hơn thì các chủ sở hữu có thể thỏa thuận thành lập hoặc cử người đại diện. Thành viên ban quản trị là các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư, nhiệm kỳ 3 năm, bầu lại tại hội nghị thường niên của năm cuối nhiệm kỳ. Với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, ban quản trị hoạt động theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc ban chủ nhiệm của hợp tác xã, có tư cách pháp nhân và con dấu riêng.
Nhiệm vụ lớn nhất của ban quản trị là thay mặt cư dân ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với đơn vị quản lý, rồi giám sát xem đơn vị đó có làm đúng cam kết hay không. Ban quản trị cũng giữ và quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, quyết định việc bảo trì các hạng mục chung theo kế hoạch hội nghị đã thông qua. Ngoài ra, ban quản trị tổ chức hội nghị nhà chung cư và công khai thu chi với cư dân.
Bảng so sánh ban quản lý và ban quản trị chung cư
| Tiêu chí | Ban quản trị | Ban quản lý |
|---|---|---|
| Bản chất | Tổ chức đại diện cho các chủ sở hữu | Đơn vị làm dịch vụ quản lý vận hành |
| Ai lập ra | Cư dân bầu tại hội nghị nhà chung cư | Chủ đầu tư hoặc ban quản trị ký hợp đồng lựa chọn |
| Thành viên | Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư | Giám đốc tòa nhà, kỹ sư, bảo vệ, vệ sinh, lễ tân |
| Nhiệm kỳ | 3 năm, bầu lại tại hội nghị cuối nhiệm kỳ | Theo thời hạn hợp đồng dịch vụ đã ký |
| Nhiệm vụ chính | Quyết định, giám sát, giữ kinh phí bảo trì | Vận hành hằng ngày: bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, thu phí |
| Tiền trả từ đâu | Thù lao theo quyết định của hội nghị | Nhận phí dịch vụ theo hợp đồng đã ký |
| Quỹ bảo trì | Giữ tài khoản, chi theo kế hoạch hội nghị thông qua | Không giữ quỹ, chỉ đề xuất hạng mục cần bảo trì |
| Giám sát | Giám sát đơn vị quản lý vận hành | Chịu sự giám sát của ban quản trị và cư dân |
| Khi thay đổi | Bầu lại tại hội nghị nhà chung cư | Ký hợp đồng mới khi hết hạn hoặc vi phạm |
Hai bên phối hợp với nhau thế nào khi nhận nhà và đóng phí?
Khi tòa nhà mới bàn giao và chưa tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu, đơn vị quản lý vận hành do chủ đầu tư lựa chọn sẽ trực tiếp vận hành và thu phí, giá dịch vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Sau khi hội nghị được tổ chức và ban quản trị được thành lập, mức giá do đơn vị quản lý vận hành và hội nghị nhà chung cư thỏa thuận thống nhất, còn ban quản trị đại diện cư dân ký kết và giám sát hợp đồng. Lúc này cư dân có một đầu mối rõ ràng để hỏi về từng khoản thu.
Về tiền bạc, cần phân biệt rạch ròi hai dòng tiền. Phí quản lý vận hành đóng hằng tháng, tính trên diện tích sử dụng căn hộ, dùng để chi cho vận hành thường nhật như bảo vệ, vệ sinh và kỹ thuật trực. Bài phí quản lý chung cư là gì giải thích chi tiết từng khoản chi và những khoản không nằm trong đơn giá quản lý, như tiền trông giữ xe hay điện nước riêng của căn hộ. Dòng tiền thứ hai là kinh phí bảo trì, bằng 2% giá trị căn hộ, đóng một lần khi mua và chỉ dùng để bảo trì phần sở hữu chung, xem thêm tại bài phí bảo trì chung cư là gì.
Ví dụ thật: cách vận hành tại Vinhomes Ocean Park và Vinhomes Metropolis
Tại Vinhomes Ocean Park, chủ đầu tư pháp lý là Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đô thị Gia Lâm, còn CTCP Vinhomes là đơn vị quản lý vận hành khu đô thị. Chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành lo vận hành toàn khu, còn khi từng tòa nhà tổ chức hội nghị và thành lập ban quản trị, cư dân có thêm đầu mối đại diện mình để giám sát dịch vụ và quản lý quỹ bảo trì của chính tòa nhà.
Một ví dụ khác là Vinhomes Metropolis tại số 29 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội, cụm 3 tòa căn hộ M1, M2, M3 cao 41–45 tầng trên khu đất khoảng 3,5 ha, đã bàn giao từ năm 2018. Vì dự án đã vận hành nhiều năm, mức phí của từng căn do ban quản lý tòa M1, M2 hoặc M3 áp dụng thực tế và ghi trong hợp đồng của chính căn hộ. Bài phí quản lý Vinhomes Metropolis đã trình bày cách tính phí theo loại căn, đồng thời lưu ý người mua cần xin ban quản lý bảng kê đầy đủ cho đúng căn trước khi chốt.
Người mua cần hỏi rõ những gì trước khi nhận nhà?
Trước khi nhận bàn giao, hãy hỏi ba câu về người vận hành. Thứ nhất, đơn vị quản lý vận hành hiện tại là ai và hợp đồng dịch vụ còn thời hạn bao lâu. Thứ hai, tòa nhà đã thành lập ban quản trị hay chưa, và nếu rồi thì gồm những ai, liên hệ bằng cách nào. Thứ ba, mức phí quản lý đang áp dụng cho đúng căn của bạn là bao nhiêu và tính trên diện tích nào, để đối chiếu với thỏa thuận trong hợp đồng mua bán nhà ở hình thành trong tương lai của chính căn đó.
Tiếp theo là câu về tiền quỹ: kinh phí bảo trì 2% của căn bạn mua đã đóng chưa, đang nằm ở tài khoản nào và đã bàn giao cho ban quản trị hay chưa. Theo Luật Nhà ở 2023, sau khi ban quản trị được công nhận, ban quản trị mở tài khoản quản lý kinh phí bảo trì và đề nghị chủ đầu tư bàn giao; trong 30 ngày, hai bên phải thống nhất quyết toán rồi chuyển tiền và lãi phát sinh sang tài khoản của ban quản trị.
Câu hỏi thường gặp
Ban quản lý chung cư do ai bầu ra?
Không do ai bầu ra. Ban quản lý là đơn vị quản lý vận hành được chủ đầu tư hoặc ban quản trị lựa chọn và ký hợp đồng, khác với ban quản trị do hội nghị nhà chung cư bầu ra. Muốn thay đơn vị quản lý, cư dân quyết định qua hội nghị nhà chung cư, ban quản trị ký hợp đồng mới.
Ban quản lý chung cư có quyền phạt tiền cư dân không?
Không. Đơn vị quản lý vận hành không phải cơ quan nhà nước nên không có quyền xử phạt vi phạm hành chính. Khi cư dân vi phạm nội quy, ban quản lý chỉ được nhắc nhở, lập biên bản và báo cáo ban quản trị hoặc cơ quan có thẩm quyền. Những khoản cư dân đóng cho tòa nhà là phí dịch vụ và kinh phí bảo trì theo hợp đồng, không phải tiền phạt.
Quỹ bảo trì chung cư do ai giữ?
Ban quản trị giữ sau khi được cơ quan có thẩm quyền công nhận. Trước đó, chủ đầu tư lập tài khoản riêng để quản lý kinh phí bảo trì đã thu, rồi bàn giao cho ban quản trị trong 30 ngày kể từ ngày có văn bản đề nghị, sau khi hai bên thống nhất quyết toán số liệu. Ban quản trị chỉ được chi quỹ này cho bảo trì phần sở hữu chung theo kế hoạch hội nghị đã thông qua.
Khi nào được thay đơn vị quản lý vận hành?
Khi hợp đồng dịch vụ hết hạn hoặc đơn vị quản lý vi phạm hợp đồng, hội nghị nhà chung cư có thể quyết định lựa chọn đơn vị khác và ban quản trị thực hiện việc ký hợp đồng mới. Cư dân muốn thay đơn vị quản lý nên tập hợp ý kiến qua ban quản trị và hội nghị nhà chung cư, thay vì tự ý ngừng đóng phí.
Lưu ý: Ban quản lý và ban quản trị là hai bên khác nhau: một bên làm dịch vụ vận hành theo hợp đồng, một bên đại diện cư dân để ký kết và giám sát; mọi thỏa thuận về phí và quỹ lấy theo hợp đồng dịch vụ và quyết định của hội nghị nhà chung cư của chính tòa nhà bạn ở.